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Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Office- und Empfangsmanagement (m/w/d)

Deine Aufgaben

  • Professionelle Betreuung des Empfangsbereichs, Begrüßung und Weiterleitung von Gästen sowie Koordination der Besucherabläufe
  • Organisation von Vorstandsterminen und Gremiensitzungen sowie Betreuung externer Gäste
  • Planung, Buchung und Vorbereitung von Besprechungsräumen einschließlich Technik, Unterlagen und Catering
  • Zentrale Kontaktstelle für externe Dienstleister und Lieferanten
  • Sicherstellung der Funktionsfähigkeit von Räumen, Technik und Arbeitsmitteln
  • Bearbeitung der Eingangspost sowie digitale und physische Ablage
  • Koordination vertraulicher Unterlagen für den Vorstand und zuverlässige Weiterleitung
  • Pflege und Weiterentwicklung von Ablage- und Dokumentenstrukturen
  • Dokumentation und Optimierung von Prozessen im Executive Office
  • Unterstützung bei der Digitalisierung und kontinuierlichen Verbesserung administrativer Abläufe

Dein Profil

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  • Berufserfahrung im Office- oder Empfangsmanagement, idealerweise im Vorstands- oder Geschäftsführungsumfeld
  • Sicherer Umgang mit MS Office und routinierte Nutzung digitaler Tools (z. B. MS Teams, Outlook, Planner)
  • Ausgeprägte Serviceorientierung, Organisationsgeschick und Genauigkeit
  • Zuverlässige, diskrete und professionelle Arbeitsweise im Kontakt mit dem Vorstand
  • Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise
  • Klare und sichere Kommunikation – persönlich, telefonisch und schriftlich
  • Teamfähigkeit und Freude an der Mitwirkung in einem zentralen Unternehmensbereich

Deine Vorteile

  • Icon einer Rakete Interessante Projekte
  • Icon einer Hierarchie Flache Hierarchien
  • Icon für Vergütung Leistungsgerechte Vergütung
  • Icon eines Internetartikels Attraktive Weiterbildungsangebote
  • Icon für Mobilgeräte Mobiles Arbeiten
  • Icon für Arbeitszeit Moderne Arbeitszeitmodelle
  • Icon eines Timers 30 Tage Urlaub zzgl. 3,5 Tage gemäß Betriebsvereinbarung
  • Icon einer Familie Familienfreundliche Unternehmensausrichtung
  • Icon eines Handschlags in Form eines Herzens Gesundheitsförderung
  • Icon einer geöffneten Geschenkbox Corporate Benefits
  • Icon einer platzenden Konfettitüte Mitarbeiterevents
  • Icon für Gruppenarbeit Kollegiales Miteinander und große Teamgemeinschaft
  • Das Icon eines Handschlags Offene und positive Unternehmenskultur
  • Das Icon eines Parkplatzes Kostenfreie Parkplätze

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